Organización de eventos

La organización de eventos se presenta como un complemento al conjunto de actividades que realiza una determinada empresa. Aunque los eventos parecen estar asociados principalmente a la promoción del negocio, lo cierto es que los objetivos por los que se llevan a cabo tales acontecimientos son múltiples.

Aunque las propias empresas puedan desarrollar la planificación de eventos, las empresas dedicadas a tal organización surgen como solución efectiva ante el complejo proceso resultante de tal planificación. Dicho procedimiento es complejo no sólo por la dificultad que reviste tener en cuenta todos los detalles y requerimientos necesarios para llevar a cabo el evento, sino también por la multitud de personas que pueden estar invitadas a éste, lo que hace que el procedimiento se convierta en ampliamente tedioso y que se precise de profesionales que sean capaces de desarrollar el proceso de forma más eficaz.

Las consideraciones a tener en cuenta a la hora de contratar los servicios de organización de eventos están contenidos a continuación:

PRIMERA CONSIDERACIÓN

Las empresas dedicadas a la organización de eventos ofrecen una serie de servicios que completan el proceso necesario para llevar a cabo su ejecución. Tal proceso está comprendido en dos fases principales. Por un lado, es necesario tener la idea del evento que se pretende realizar.

En esta fase, la empresa proveedora puede asesorar sobre la idea que la empresa demandante ha tenido, aunque siempre será la empresa solicitante la que tiene que estimar la idea original. En segundo lugar, una vez que se ha estipulado el propósito del evento, la empresa llevará a cabo todo el procedimiento de planificación ejecución.

SEGUNDA CONSIDERACIÓN

Relacionado con el proceso de organización, las empresas que proveen una amplia gama de servicios, que podemos dividir en dos grupos. El primero hace referencia a los tipos de eventos que pueden proporcionar. Estos son congresos y conferencias, ruedas de prensa, ferias y exposiciones, eventos deportivos, juntas de accionistas, entre otras.

El segundo alude a los servicios prestados por la empresa proveedora entre los que se encuentran el diseño del evento, la planificación del espacio, diseño y producción de elementos gráficos, convocatoria de personal necesario (azafatas, personal de apoyo y/o artistas), búsqueda de mobiliario necesario, merchandising, servicios de catering, de animación, de alojamiento y traslados, de control de asistencia, entre muchos otros.

TERCERA CONSIDERACIÓN

Uno de los aspectos fundamentales que la empresa organizadora de eventos tiene en cuenta es el número de personas que asistirán al evento. Éstos pueden ir destinados a miembros de la empresa solamente, a potenciales clientes y/o a proveedores.

CUARTA CONSIDERACIÓN

Otro aspecto relevante es la fecha en la que se llevará a cabo el evento organizado. La empresa demandante debe solicitar los servicios de organización con una antelación considerable habida cuenta de que el evento pueda ser planificado de la mejor manera posible.

En el caso de no tener una fecha concretada, puede pedir asesoramiento a la empresa organizadora y, de esta manera, conseguir fijar una fecha de manera conjunta que se adapte mejor a los intereses de ambas partes.

QUINTA CONSIDERACIÓN

La empresa demandante debe hacerle saber a la empresa organizadora aquellos aspectos que sean de extremado interés o que puedan limitar de algún modo la realización de los servicios especificados anteriormente y que son proporcionados por ésta. Uno de los aspectos principales que la empresa demandante debe comunicar a la empresa proveedora son los referentes a los servicios de catering.

Para una correcta planificación y consecuente ejecución del evento es importante que la empresa demandante sea la que elija el menú con los alimentos a tomar, con el objetivo de que el servicio de catering no se equivoque y puedan resultar incidentes que afecten al buen desenvolvimiento de tal evento.

SEXTA CONSIDERACIÓN

Existen dos tipos de empresas con las que se pueden contratar los servicios determinados anteriormente. El primero es el relativo a las empresas físicas, las cuales ofrecen sus servicios a través de una determinada sede u oficina. El segundo tipo es el relativo a empresas online, las cuales operan a través de internet. Ambos tipos presentan los beneficios asociados similares, puesto que ofrecen los mismos servicios (cada uno referido al tipo de actividad que oferten) pero la contratación será diferente dependiendo del tipo de negocio que se haya elegido. En este sentido el compromiso de ejecución de la actividad puede ser firmado en una oficina o mediante un envío por correo electrónico de la aceptación de los términos del contrato.

Servicities es un portal de empresas que ayuda en gran medida al diálogo entre empresas demandantes y proveedoras de estos servicios. De este modo, ambos tipos de empresas podrán verse beneficiadas por una contratación más sencilla. Además, las empresas demandantes cuentan con un beneficio adicional y es que pueden filtrar los aspectos primordiales que se han puesto de manifiesto anteriormente con el fin de conseguir una contratación final con el proveedor que más se ajusta a sus necesidades. Así, podrán contactar con una empresa que se adecue a todos los aspectos especificados sin necesidad de realizar un gran esfuerzo de búsqueda.

• Tipo de contrato: CONTRATO DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS