Gestión de Viajes

Gestión de Viajes

gestion de viajesLa gestión de viajes aparece como una solución efectiva ante el complejo proceso que resulta la planificación y consecuente ejecución de un determinado viaje para la empresa demandante. El proceso no se presenta enrevesado solamente por la dificultad de planificar todos los aspectos necesarios para llevar a cabo el viaje de negocios, sino que el hecho de que la empresa esté formada por múltiples personas y departamentos hace que sea más difícil llevar a cabo una contratación final acorde a las necesidades y requerimientos específicos. Además, la carencia de personal especializado en las empresas hace que se pueda entorpecer la gestión y no conseguir a la contratación más ventajosa en términos de reserva de billetes, alojamiento u otro servicio adicional necesario, así como no lograr alinear los objetivos perseguidos con el viaje de negocios con el viaje conseguido finalmente. Por lo tanto, contratar con empresas especializadas en el análisis, gestión y ejecución de viajes para empresas puede ser la clave para que éstas consigan una planificación más sencilla y efectiva en el sentido de que se ajuste más el viaje conseguido a los objetivos y requerimientos exigidos. Siete son las consideraciones a tener en cuenta a la hora de contratar una empresa dedicada a la gestión de viajes de otras empresas.

PRIMERA. La extensa gama de servicios que puede ofrecer la gestión de viajes hace que las empresas demandantes puedan cubrir todos los aspectos necesarios para su viaje. En primer lugar, encontramos la reserva de billetes. La empresa podrá elegir el medio de transporte que considere que es más apropiado y se ajusta de un mejor modo a las necesidades del viaje. En segundo lugar, el alojamiento se presenta como un aspecto fundamental a la hora de concretar un viaje, tanto particular como de negocios. Las empresas podrán delimitar el tipo de alojamiento que prefieran: hotel, hostal, entre otros. La elección de un tipo de alojamiento u otro dependerá, principalmente, de las preferencias y necesidades de la empresa, aunque la entidad planificadora puede recomendar la forma de alojamiento más adecuada según el proyecto. En tercer lugar, las empresas dedicadas a la gestión de viajes pueden ofrecer la planificación integral de congresos, reuniones y/o conferencias. En este caso, las empresas realizan estudios de viabilidad del proyecto, elaborar un presupuesto acorde, analizar las posibilidades de subvenciones, promoción de tales congresos, así como planean todos los detalles de éste. En cuarto lugar, como servicios adicionales que puede conllevar la realización de un viaje puede ser varios: renting de vehículos, planificación de visitas turísticas, contratación de seguros (cancelación, entre otros), de guías turísticos, de traductores e intérpretes, entre otros.


SEGUNDA. El amplio abanico de servicios recogidos en esta categoría trae consigo que los requerimientos para cada tipo de ellos sean distintos. Un aspecto que puede resultar interesante y no muy común a la hora de contratar la gestión de un viaje es contar con un personal especializado que haya sido proporcionado por la empresa proveedora. Este personal puede ser un guía turístico, un traductor o intérprete u otro que la empresa demandante considerase adecuado para llevar a cabo su proyecto.


TERCERA. Como ya hemos puesto de manifiesto anteriormente, la especificación del personal involucrado en la realización del viaje resulta de gran importancia a la hora de conseguir una gestión idónea. De este modo, es importante que la empresa determine el número de empleados asociados al proyecto. Aunque no es frecuente, la empresa que gestiona los viajes puede encontrar algún tipo de impedimento en empresas demandantes que requieren de desplazamientos para grupos extremadamente amplios (o excesivamente pequeños). Como ya hemos dicho esto es muy poco probable, pero resulta recomendable precisar el tamaño del grupo que va a viajar habida cuenta de poder contratar los servicios con la empresa que pueda llevar a cabo la gestión más idónea del viaje.


CUARTA. Un aspecto que resulta especialmente importante tanto para la empresa demandante como aquella encargada de la planificación del viaje es todo lo determinante al periodo de estancia. De este modo, es necesario que la empresa determine tanto la fecha en la que se llevará a cabo el proyecto en cuestión como el número de días (periodo concreto) que se requiere puesto que es uno de los principales determinantes a la hora de efectuar un viaje, tanto personal como a nivel empresarial. Además, es probable que se trate de un viaje que va a repetirse en el tiempo, por lo que es interesante que la empresa demandante haga saber a la empresa con la que va a contratar la gestión del viaje la frecuencia con la que se va a repetir tal proyecto habida cuenta de que esta última empresa pueda tramitar de una mejor manera todo lo concerniente al viaje, así como a las repeticiones que se hagan de éste.


QUINTA. Otro aspecto que hemos resaltado anteriormente es la posibilidad de que la empresa realice una gestión integral de congresos, reuniones y/o conferencias relativas al viaje. Aunque normalmente es la empresa demandante la que se ocupa de tal labor, se puede encomendar a la empresa encargada de gestionar el viaje. No todas las empresas dedicadas a la gestión de viajes asumen también la planificación de los congresos que se van a realizar, por lo que es ineludible una búsqueda más especializada si se requieren, además de la gestión del viaje como tal, los servicios relativos a la concreción de congresos. La especialización de las empresas que cuentan con estos servicios las hace atractivas, puesto que la empresa demandante puede lograr unos servicios mucho más completos y de forma más rápida y sencilla.


SEXTA. Existen dos tipos de empresas con las que se pueden contratar los servicios determinados anteriormente. El primero es el relativo a las empresas físicas, las cuales ofrecen sus servicios a través de una determinada sede u oficina. El segundo tipo es el relativo a empresas online, las cuales operan a través de internet. Ambos tipos presentan los beneficios asociados similares, puesto que ofrecen los mismos servicios (cada uno referido al tipo de actividad que oferten) pero la contratación será diferente dependiendo del tipo de negocio que se haya elegido. En este sentido el compromiso de ejecución de la actividad puede ser firmado en una oficina o mediante un envío por correo electrónico de la aceptación de los términos del contrato. Aunque diste la forma de contratación, ambas presentan la misma validez y fiabilidad. El tipo de contrato más común a la hora de convenir este tipo de servicios suele ser el contrato de prestación de servicios, pero no es el único que la empresa proveedora puede utilizar, se da un contrato más específico que es el de contratación de gestión de viajes. Para que la empresa demandante pueda tener una visión general sobre el tipo de contrato que se dispondrá a contraer, en la página web se presentan algunos contratos tipo.


Servicities es un portal de empresas que ayuda en gran medida al diálogo entre empresas demandantes y proveedoras de estos servicios. De este modo, ambos tipos de empresas podrán verse beneficiadas por una contratación más sencilla. Además, las empresas demandantes cuentan con un beneficio adicional y es que pueden filtrar los aspectos primordiales que se han puesto de manifiesto anteriormente con el fin de conseguir una contratación final con el proveedor que más se ajusta a sus necesidades. Así, podrán contactar con una empresa que se adecue a todos los aspectos especificados sin necesidad de realizar un gran esfuerzo de búsqueda.

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